Sistem konferensi paling dasar terdiri dari mikrofon, amplifier, speaker, dan perangkat tampilan desktop (seperti terminal pintar desktop dan monitor LCD). Kombinasi perangkat ini membentuk sistem konferensi, yang berfungsi untuk mengirimkan suara, menampilkan informasi, dan memperkuat suara, memungkinkan pengguna untuk melihat, mendengar, dan berbicara.
Dengan kemajuan teknologi dan meningkatnya tuntutan fungsional, khususnya meluasnya penggunaan komputer dan jaringan, cakupan sistem konferensi telah diperluas. Kini mencakup pemungutan suara/pemilihan/musyawarah, konferensi video, konferensi video jarak jauh, konferensi telepon, penerjemahan simultan, dan tampilan desktop. Ini adalah elemen fundamental dari sistem konferensi modern, dan serangkaian perangkat terkait telah muncul, seperti kendali pusat, kendali suhu, kendali pencahayaan, kendali suara, dan kendali daya. Didorong oleh perkembangan teknologi modern, sistem konferensi kini diartikan sebagai seperangkat perangkat keras dan perangkat lunak lengkap yang berkaitan dengan rapat.
